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Kanban, um método para gestão ágil e visual das demandas cotidianas

Professor Luiz Carlos de Araújo, administrador e conselheiro do Conselho Regional de Administração do Espírito Santo (CRA-ES)

O termo “kanban” (original com k minúsculo) teve sua origem no Japão e significa “cartão”. Inicialmente foi introduzido na indústria de manufatura japonesa, dentro do Sistema Toyota de produção, pelo engenheiro mecânico Taiichi Ohno. A ideia original é o uso de cartões para acompanhar o andamento da produção de uma indústria. É um sistema visual utilizado para gerenciar processos conforme vão acontecendo, conduzindo cada tarefa por um fluxo de trabalho predefinido. Era um cartão que sinalizava o andamento até a conclusão do processo produtivo, com o objetivo de facilitar o controle do estoque de materiais, promovendo harmonia entre almoxarifado e linha produtiva.

O Método Kanban (agora com K maiúsculo) que conhecemos hoje foi introduzido pelo especialista em metodologias ágeis, David J. Anderson no desenvolvimento de softwares, mas atualmente é utilizado para melhorar progressivamente qualquer área da gestão corporativa ou pessoal. O foco do Kanban é priorizar a organização das entregas com produtividade e transparência, sempre com a ideia da melhoria contínua.

O Kanban tem quatro princípios que precisam ser aplicados para o seu sucesso, apresentados a seguir.

Comece com aquilo que você está fazendo agora: não mude nada de forma radical, vá corrigindo os processos aos poucos, evitando grandes mudanças que impactem a produtividade.

Busque mudanças incrementais e evolutivas: é preciso uma adequação com pequenas e pontuais mudanças, sem causar conflitos.

Respeite as responsabilidades e os cargos atuais: não precisam ocorrer mudanças organizacionais.

Incentive atos de liderança: a melhoria contínua é uma missão de todos na empresa, com autonomia do colaborador na realização das tarefas.

No Brasil, várias empresas utilizam o Método Kanban, e a mais visual de todas são as lojas do McDonalds no seu atendimento ao cliente. O cliente deseja ter um lanche de rápida entrega e, para isso, a cadeia de valor contém as seguintes fases: realização do pedido; produção do lanche; montagem do combo; e entrega ao cliente. O fluxo é “puxado” pelo cliente no momento em que faz seu pedido e inicia-se o preparo até ser finalizado com a entrega a ele. Em determinados momentos, a atendente do caixa deixa sua posição para ajudar na montagem dos combos, pois não há eficiência em se continuar gerando pedidos sem antes entregar aqueles que já foram feitos e não entregues.

Outra grande empresa brasileira que utiliza o Kanban é a Telefônica Vivo. Na empresa, existe um projeto chamado Fórum Vivo por meio do qual, com a aplicação do Kanban, obtiveram uma redução de 90% da comunicação por e-mail. O quadro Kanban da equipe é renovado semanalmente com as seguintes fases: “tarefas que precisam ser feitas”; “fazendo”; “feito”; “aguardando terceiros”; e “relatórios”. São utilizadas, ainda, etiquetas para classificar os cartões, quais sejam: “não urgente e importante”; “urgente e importante”; “urgente e não importante”; “não importante e não urgente”; “trabalho”; “fixo”; e “ação”.

A Ogilvy é uma agência multinacional de marketing, que resolveu seu problema de criação, aprovação e publicação e gestão de conteúdo com a utilização do Método Kanban. A Ogilvy criou, na Nestlé do Brasil, as fases a seguir: “para produção”: fila de trabalhos; “aprovação”: quando a demanda é validada; “em andamento”: o conteúdo está sendo criado; e “publicado”: quando o conteúdo é aprovado pelo cliente. Tudo é feito de forma on-line, reduzindo vários e-mails da Nestlé para explicar suas demandas e com entregas rápidas.

Outro exemplo é a Plataforma NeoAssist, empresa considerada pioneira em tecnologia omnichannel de atendimento ao cliente e referência em educação de mercado. Com a Metodologia Kanban, a empresa consegue gerenciar 200 projetos por mês, entregando, em média, 10 projetos por dia.

Podemos também citar diversas outras empresas que utilizam o Método Kanban: WEG, Siemens e Ingersoll-Rand, Jaguar, Nike,  Phase 2.

O Método Kanban é um sistema de gestão ágil e visual para controlar tarefas e fluxos de trabalho de qualquer empresa. Serve para otimizar a realização das atividades e definir a conclusão de demandas. É um método que ajuda a manter o foco da equipe e organizar o cotidiano. Assim, qualquer empresa que precisa controlar seu fluxo de trabalho pode implantá-lo.

O Kanban é um sistema visual por meio do qual a gestão das tarefas pode ser dividida em três principais elementos: “quadro”: é o panorama completo do projeto; “cartão”: é a lista da tarefa ou ação que precisa ser executada; e “coluna”: demonstra a evolução e a situação de cada tarefa (tarefas para fazer, tarefas em execução e tarefas concluídas).

Os cartões são movidos entre as colunas de acordo com o andamento das tarefas, porém o Método suporta variações para atender às necessidades da equipe. O uso de cores diferentes ajuda a diferenciar o nível de prioridade de cada tarefa ou quem é o responsável por ela.

As vantagens do Método Kanban são baixo custo de implantação, otimização do tempo com a divisão de pequenas tarefas, priorização com a visualização do que é mais urgente para fazer, visão panorâmica do que cada membro deve executar; equilíbrio das rotinas produtivas identificando gargalos nos processos; autonomia do colaborador na decisão do que deve ser feito; redução de burocracia sem a necessidade de muitas reuniões improdutivas; clima organizacional bem melhor, em que todos sabem o que deve ser feito; e produtividade na execução dos processos.

As desvantagens do Método Kanban referem-se à disciplina que precisa acontecer para esse Método funcionar e à dificuldade da dinâmica na gestão utilizada há muito tempo na empresa.

Existem, no mercado, diversos cursos de Kanban nas mais variadas cargas horárias. Os mais importantes são os que oferecem certificação, como a da Kanban University que divide as certificações em três etapas:

Kanban Practitioner (TKP) – Primeira certificação conquistada apenas com um treinamento de 8 horas, treinamento que possui o mesmo nome.

Kanban Management Professional (KMP) – Certificação mais cobiçada pelo mercado, composta pelos treinamentos KSD e KSI, certificando que a pessoa consegue usar Kanban em times e também escalar o Kanban na organização.

Kanban Coaching Professional (KCP) – Certificação avançada composta pelos treinamentos KMM e KCP, indicado para quem segue a carreira de Agile Coach usando Kanban.

O Conselho Regional de Administração do Espírito Santo (CRA-ES), através de sua Câmara Temática de Recursos Humanos, promove cursos e capacitações objetivo a difusão dos conhecimentos e boas práticas de Gestão e RH, assim como, da ciência da Administração. Acesse https://www.craes.org.br/camaras-tematicas/recursos-humanos/  para conhecer mais sobre o Kaban e outras ferramentas.